¿Cómo lograr una buena distribución en tu oficina?

Distribución de oficina

La distribución de oficinas es algo muy importante y que está estrechamente relacionada con la productividad y eficiencia del trabajo que se desempeña en ella. 

El diseño de oficinas ha evolucionado significativamente en las últimas décadas, pasando de entornos cerrados y estáticos, a espacios dinámicos y colaborativos. Hoy en día, las tendencias en el diseño de oficinas están enfocadas en crear ambientes que fomenten la productividad, el bienestar y la satisfacción de los empleados.

Tabla de contenidos

• La importancia de una buena distribución en tu oficina
• Factores que tener en cuenta para la distribución de la oficina
• Distribución para oficina que maximice el espacio
• Distribución de oficinas pequeñas y el tamaño de los muebles
• Distribución en oficinas modernas: coworking
• Oficinas en casa

La importancia de una buena distribución en tu oficina

Cuando existe una adecuada distribución de empleados y espacios de trabajo, los procesos se vuelven mucho más fáciles, siempre que se tenga en cuenta el tipo de trabajo que se realiza. Cuando se logra una buena distribución se consigue:

• Circulación adecuada en la oficina
• Interacción y un mejor flujo de comunicación de los trabajadores
• Mejores condiciones laborales.
• Motivación, libertad y comodidad para los colaboradores.
• Incremento de la productividad.

Además, se incrementa la  felicidad y satisfacción de los trabajadores, ya sea personal o profesional. Cuando estos están felices, cumplen con sus deberes y responsabilidades sin tener en cuenta la dificultad de la tarea. Por lo que debemos encontrar la forma de hacer que estén cómodos.

Es fundamental que cada empresa realice un análisis y reconozca si el tipo de distribución que está utilizando es acorde a su tipo de trabajo. Con este análisis será posible determinar si una reestructuración de la distribución de los espacios de trabajo es adecuada o si es necesaria.

Factores que tener en cuenta para la distribución de la oficina

Reconocer el espacio

En primer lugar, es muy importante reconocer el espacio general de que se dispone. Al hacerlo, podemos determinar la mejor ubicación para cada espacio y, por lo tanto, lograr un ambiente agradable para quienes trabajan en la oficina y los futuros visitantes.

Ya se conoce la importancia de un ambiente agradable y relajado para aumentar la productividad, fomentar la inspiración y reducir el estrés. Ten en cuenta que algunas de las funciones de trabajo pueden realizarse con teletrabajo, por lo que algunos de los trabajadores no necesitan ir cada día a la oficina.

También es necesario saber el formato de trabajo. Por ejemplo, ¿se utilizarán mesas compartidas o cubículos? Este es un factor importante para organizar la distribución. 

En última instancia, una buena distribución de la oficina aumentará la calidad del trabajo.

Imagen de empresa

La imagen que quieres dar en una oficina es relevante para todos los trabajadores y los clientes. Dependiendo del tipo de empresa y actividad empresarial que se realice en ese espacio, deberemos cumplir con unas determinadas condiciones de uso.

Por ejemplo, hay empresas en las que el orden jerárquico necesitará tener instaladas particiones muy pronunciadas, muebles más altos o incluso separados a través de despachos. Sin embargo, si se desea facilitar el flujo y la comunicación entre los empleados, entonces es recomendable un entorno más abierto y dinámico que puede hacerse mediante amplias mesas redondas.

Espacios básicos 

No podemos olvidar que existen determinados puntos y espacios básicos en la distribución de una oficina. Algunos de ellos son la entrada y recepción, puestos de trabajo, salas de reuniones y espacios de descanso y cocina. 

La recepción es el lugar más importante de una empresa ya que es donde los visitantes y clientes tendrán el primer contacto con la empresa. Este espacio debe ser cálido, acogedor, limpio y ordenado con mobiliario funcional y confortable. 

Los espacios de trabajo tienen que disponer de unas mesas y sillas confortables para los trabajadores. Se suele recomendar utilizar sillas ergonómicas, ya que un trabajador pasará gran parte del día en ella. Asimismo, se recomienda que tengan espacios de almacenamiento como cajones y estantes para facturas, libros y otros documentos. 

Otro elemento que no puede faltar es la sala de reuniones. Ésta debe tener una posición estratégica, es decir, que sea de fácil acceso para empleados y para clientes y que tenga todos los elementos necesarios para presentar o exhibir proyectos. Para ello se recomienda una mesa alargada rectangular que ayudará a crear una buena armonía. 

Presupuesto

Cuando estés planificando un espacio de oficina, tienes que ser razonable y saber dónde y cuánto puedes gastar. Debes trabajar con tu equipo mano a mano para encontrar el punto óptimo. 

Colores 

El color del entorno puede cambiar nuestro estado de ánimo y provocar diferentes reacciones. Los colores suaves tienen un efecto diferente a los oscuros y energéticos. El azul y el verde pueden mejorar la eficiencia y el enfoque, mientras que los más cálidos estimulan el pensamiento.

Piensa qué tipo de trabajo se realizará en la oficina o en el espacio que encuentres y combina los colores para encontrar el más adecuado.

Plantas

Poco a poco estamos volviendo a conectar con la naturaleza en los espacios de trabajo. Las plantas reducen el estrés, limpian el aire e incluso pueden ayudar a reducir el nivel de ruido. 

Desafortunadamente, 1 de cada 3 personas suele decir que no  hay plantas en su lugar de trabajo. No todo el mundo es especialista en el cuidado de plantas, pero hay muchas que no requieren mucho mantenimiento y pueden dar un aire más agradable a la oficina. 

Espacios de descanso

Por último, no podemos olvidar la importancia de tener un espacio en la oficina donde los empleados descansen o tomen un descanso para volver con más fuerzas. 

Puedes poner sillas como puffs y muebles de bar para que sean diferentes de la silla ergonómica del puesto de trabajo y cambien de posición corporal.

Distribución para oficina que maximice el espacio

Como paso previo, un lugar despejado, limpio y minimalista es sinónimo de sensación de espacio, algo clave para asegurar el bienestar ya sea en una oficina, hogar u otro espacio. 

El ritmo frenético que puede haber en el día a día puede suponer una fuente importante de estrés, por lo que apostar por una configuración sencilla y no recargada de base para la distribución de áreas de trabajo es fundamental.

Distribución de oficinas pequeñas y el tamaño de los muebles

En el caso de oficinas o despachos pequeños, la limitación de espacio hace que cobre mayor importancia la maximización del espacio. 

Por lo que en este sentido apostar por puestos y mesas de trabajo compartidos puede ayudar a conseguir un entorno de trabajo compacto pero no por ello menos productivo.

Más importante que tener una mesa de trabajo grande y espaciosa es tenerla bien organizada y es que cómo organizar un escritorio aumenta la productividad ya que la eficiencia en la gestión del espacio es superior, por lo que obtendremos el mismo o mejor resultado evitando distracciones innecesarias, presencia de elementos prescindibles, etc.

Distribución en oficinas modernas: coworking

El coworking o el compartir zonas de trabajo y obtener sinergias y beneficios están plenamente en auge en el mundo empresarial. 

Son muchas las startups que apuestan por esta particular configuración que apuesta por compartir mesas, muebles, pizarras para favorecer el flujo de ideas y potenciar la innovación y fortalecer diversas áreas de un proyecto.

Oficinas en casa

A continuación, vamos a proporcionarte una serie de ideas para la distribución de una oficina en el hogar, basándonos en la sencillez, la amplitud, la planificación e iluminación.

• Espacio en L. Si quieres ganar espacio y que tu oficina cuente con una decoración moderna te aconsejamos optar por la distribución de oficinas en una empresa. De esta forma, el escritorio ocupará todo el espacio y tendrás espacio suficiente para todos los documentos.
• Iluminación natural. Opta por la iluminación natural, además de la artificial. La distribución de las oficinas modernas y su decoración se centra mucho en la luz y los espacios amplios.
• Menos es más. Busca elementos de decoración para tu oficina que sobrecarguen el ambiente. Puedes poner una lámpara de sal, una planta o algún objeto de decoración simple y elegante. De esta forma, personalizar el ambiente, pero no parecerá que cuenta con demasiados objetos.
• Organización esencial. Adquiere una mesa de escritorio con cajones para organizar todo tu trabajo. Planifica en carpetas o en archivadores todos los documentos con el objetivo de llevarlos al día. La organización es fundamental al trabajar desde casa.

En definitiva, la buena distribución de tu oficina, no solo hará el ambiente más agradable, si no que será de gran satisfacción para los trabajadores y visitas, contar con un espacio bien organizado. 

En Efik somos especialistas en todo tipo de reformas de locales y oficinas. Si quieres hacer una reforma, contacta con nosotros, te aseguramos los mejores resultados.