Com aconseguir una bona distribució en la teva oficina?

Distribució d’oficina

La distribució d’oficines és una cosa molt important i que està estretament relacionada amb la productivitat i eficiència del treball que s’exerceix en ella.

El disseny d’oficines ha evolucionat significativament en les últimes dècades, passant d’entorns tancats i estàtics, a espais dinàmics i col·laboratius. Avui dia, les tendències en el disseny d’oficines estan enfocades a crear ambients que fomentin la productivitat, el benestar i la satisfacció dels empleats.

Taula de continguts

• La importància d’una bona distribució en la teva oficina
• Factors que tenir en compte per a la distribució de l’oficina
• Distribució per a oficina que maximitzi l’espai
• Distribució d’oficines petites i la grandària dels mobles
• Distribució en oficines modernes: cotreball
• Oficines a casa

La importància d’una bona distribució en la teva oficina

Quan existeix una adequada distribució d’empleats i espais de treball, els processos es tornen molt més fàcils, sempre que es tingui en compte el tipus de treball que es realitza. Quan s’aconsegueix una bona distribució s’aconsegueix:

• Circulació adequada en l’oficina
• Interacció i un millor flux de comunicació dels treballadors
• Millors condicions laborals.
• Motivació, llibertat i comoditat per als col·laboradors.
• Increment de la productivitat.

A més, s’incrementa la felicitat i satisfacció dels treballadors, sigui personal o professional. Quan aquests estan feliços, compleixen amb els seus deures i responsabilitats sense tenir en compte la dificultat de la tasca. Pel que hem de trobar la manera de fer que estiguin còmodes.

És fonamental que cada empresa elabori una anàlisi i reconegui si el tipus de distribució que està utilitzant és conforme al seu tipus de treball. Amb aquesta anàlisi serà possible determinar si una reestructuració de la distribució dels espais de treball és adequada o si és necessària.

Factors a tenir en compte per a la distribució de l’oficina

Reconèixer l’espai

En primer lloc, és molt important reconèixer l’espai general de què es disposa. En fer-ho, podem determinar la millor ubicació per a cada espai i, per tant, aconseguir un ambient agradable per als qui treballen en l’oficina i els futurs visitants.

Ja es coneix la importància d’un ambient agradable i relaxat per a augmentar la productivitat, fomentar la inspiració i reduir l’estrès. Tingues en compte que algunes de les funcions de treball poden realitzar-se amb teletreball, per la qual cosa alguns dels treballadors no necessiten anar cada dia a l’oficina.

També és necessari saber el format de treball. Per exemple, s’utilitzaran taules compartides o cubiculums? Aquest és un factor important per a organitzar la distribució.

En última instància, una bona distribució de l’oficina augmentarà la qualitat del treball.

Imatge d’empresa

La imatge que vols donar en una oficina és rellevant per a tots els treballadors i els clients. Depenent del tipus d’empresa i activitat empresarial que es realitzi en aquest espai, haurem de complir amb unes determinades condicions d’ús.

Per exemple, hi ha empreses en les quals l’ordre jeràrquic necessitarà tenir instal·lades particions molt pronunciades, mobles més alts o fins i tot separats a través de despatxos. No obstant això, si es desitja facilitar el flux i la comunicació entre els empleats, llavors és recomanable un entorn més obert i dinàmic que pot fer-se mitjançant àmplies taules rodones.

Espais bàsics 

No podem oblidar que existeixen determinats punts i espais bàsics en la distribució d’una oficina. Alguns d’ells són l’entrada i recepció, llocs de treball, sales de reunions i espais de descans i cuina.

La recepció és el lloc més important d’una empresa ja que és on els visitants i clients tindran el primer contacte amb l’empresa. Aquest espai ha de ser càlid, acollidor, net i ordenat amb mobiliari funcional i confortable.

Els espais de treball han de disposar d’unes taules i cadires confortables per als treballadors. Se sol recomanar utilitzar cadires ergonòmiques, ja que un treballador passarà gran part del dia en ella. Així mateix, es recomana que tinguin espais d’emmagatzematge com a calaixos i prestatges per a factures, llibres i altres documents.

Un altre element que no pot faltar és la sala de reunions. Aquesta ha de tenir una posició estratègica, és a dir, que sigui de fàcil accés per a empleats i per a clients i que tingui tots els elements necessaris per a presentar o exhibir projectes. Per a això es recomana una taula allargada rectangular que ajudarà a crear una bona harmonia.

Pressupost

Quan estiguis planificant un espai d’oficina, has de ser raonable i saber on i quant pots gastar. Has de treballar amb el teu equip rajo a mà per a trobar el punt òptim.

Colors 

El color de l’entorn pot canviar el nostre estat d’ànim i provocar diferents reaccions. Els colors suaus tenen un efecte diferent dels foscos i energètics. El blau i el verd poden millorar l’eficiència i l’enfocament, mentre que els més càlids estimulen el pensament.

Pensa quin tipus de treball es realitzarà en l’oficina o en l’espai que trobis i combina els colors per a trobar el més adequat.

Plantes

A poc a poc estem tornant a connectar amb la naturalesa en els espais de treball. Les plantes redueixen l’estrès, netegen l’aire i fins i tot poden ajudar a reduir el nivell de soroll.

Desafortunadament, 1 de cada 3 persones sol dir que no  hi ha plantes en el seu lloc de treball. No tothom és especialista en la cura de plantes, però hi ha moltes que no requereixen molt manteniment i poden donar un aire més agradable a l’oficina.

Espais de descans

Finalment, no podem oblidar la importància de tenir un espai en l’oficina on els empleats descansin o prenguin un descans per a tornar amb més forces.

Pots posar cadires com puffs i mobles de bar perquè siguin diferents de la cadira ergonòmica del lloc de treball i canviïn de posició corporal.

Distribució per a oficina que maximitzi l’espai

Com a pas previ, un lloc buidat, net i minimalista és sinònim de sensació d’espai, una cosa clau per a assegurar el benestar ja sigui en una oficina, llar o un altre espai.

El ritme frenètic que pot haver-hi en el dia a dia pot suposar una font important d’estrès, per la qual cosa apostar per una configuració senzilla i no recarregada de base per a la distribució d’àrees de treball és fonamental.

Distribució d’oficines petites i la grandària dels mobles

En el cas d’oficines o despatxos petits, la limitació d’espai fa que coure major importància la maximització de l’espai.

Pel que en aquest sentit apostar per llocs i taules de treball compartits pot ajudar a aconseguir un entorn de treball compacte però no per això menys productiu.

Més important que tenir una taula de treball gran i espaiosa és tenir-la ben organitzada i és que com organitzar un escriptori augmenta la productivitat ja que l’eficiència en la gestió de l’espai és superior, per la qual cosa obtindrem el mateix o millor resultat evitant distraccions innecessàries, presència d’elements prescindibles, etc.

Distribució en oficines modernes: cotreball

El cotreball o el fet de compartir zones de treball i obtenir sinergies i beneficis estan plenament en auge al món empresarial.

Són moltes les startups que aposten per aquesta particular configuració que aposta per compartir taules, mobles, pissarres per a afavorir el flux d’idees i potenciar la innovació i enfortir diverses àrees d’un projecte.

Oficines a casa

A continuació, et proporcionarem una sèrie d’idees per a la distribució d’una oficina en la llar, basant-nos en la senzillesa, l’amplitud, la planificació i il·luminació.

• Espai en L. Si vols guanyar espai i que la teva oficina compti amb una decoració moderna t’aconsellem optar per la distribució d’oficines en una empresa. D’aquesta manera, l’escriptori ocuparà tot l’espai i tindràs espai suficient per a tots els documents.
• Il·luminació natural. Opta per la il·luminació natural, a més de l’artificial. La distribució de les oficines modernes i la seva decoració se centra molt en la llum i els espais amplis.
• Menys és més. Busca elements de decoració per a la teva oficina que sobrecarreguin l’ambient. Pots posar un llum de sal, una planta o algun objecte de decoració simple i elegant. D’aquesta manera, personalitzar l’ambient, però no semblarà que compta amb massa objectes.
• Organització essencial. Adquireix una taula d’escriptori amb calaixos per a organitzar tot el teu treball. Planifica en carpetes o en arxivadors tots els documents amb l’objectiu de portar-los al dia.
• L’organització és fonamental en treballar des de casa.

En definitiva, la bona distribució de la teva oficina, no sols farà l’ambient més agradable, sinó que serà de gran satisfacció per als treballadors i visites, disposar d’un espai ben organitzat.

En Efik som especialistes en tota mena de reformes de locals i oficines. Si vols fer una reforma, contacta amb nosaltres, t’assegurem els millors resultats.